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N° 11 – 27 avril 2021

Accès à la fonctionnalité permettant la réception de soumissions transmises par voie électronique dans le système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec 

Contexte

  • Depuis la sanction de la Loi modifiant diverses dispositions législatives concernant le domaine municipal et la Société d’habitation du Québec, le 19 avril 2018, les organismes municipaux peuvent recevoir des soumissions transmises par voie électronique (STVE) (Muni-Express numéro 5, 27 avril 2018).
  • Toutefois, la fonction dans le système électronique d’appel d’offres (SEAO) n’avait pas encore été intégrée pour les organismes municipaux.
  • De plus, les lois municipales (voir note 1) ont été modifiées afin de prévoir un délai de deux jours pour qu’un soumissionnaire puisse déposer de nouveau les documents originaux de son offre si, à l’ouverture, ceux-ci ont été déclarés non intègres par le SEAO (Muni-Express numéro 7, 7 avril 2021).
  • Ce Muni Express vise alors à informer les organismes municipaux de la date d’activation de la fonctionnalité des STVE dans le SEAO ainsi que des modalités pour y accéder.

Qu’est-ce que la soumission transmise par voie électronique?

  • La STVE permet aux soumissionnaires d’envoyer leur soumission à l’organisme municipal directement par le SEAO.
  • La STVE est facultative et ne peut être effectuée que par l’intermédiaire du SEAO. 
  • Conformément aux lois, l’organisme municipal devra spécifier dans son appel d’offres qu’il accepte la STVE. Pour activer la fonction, il doit cocher les cases déjà prévues à cet effet dans le système électronique. Il ne peut cependant pas exiger que les soumissions soient uniquement transmises par voie électronique.
  • Le soumissionnaire pourra ensuite choisir s’il dépose une soumission papier ou électronique.
  • La STVE est chiffrée dès son dépôt par le soumissionnaire et ne pourra être déchiffrée et consultée qu’après la date et l’heure de clôture. Notons qu’il est possible pour un soumissionnaire de retirer une STVE avant que la date limite de réception des offres soit atteinte. L’utilisateur peut déposer une nouvelle soumission tant que l’avis est ouvert.
  • Pour assurer l’impartialité de la démarche, le soumissionnaire ou l’organisme municipal devra s’adresser dans les meilleurs délais au service d’assistance technique du SEAO pour signaler toute difficulté avec la STVE.

Comment s’inscrire?

  • Les organismes municipaux intéressés ont accès, depuis le 25 avril, à la STVE dans le SEAO. Ils peuvent aussi valider le processus de récupération de la STVE sur un avis d’essai accessible à tous dans le SEAO.
  • L’organisme municipal devra d’abord activer la STVE, notamment en créant son secret organisationnel dans le SEAO, c’est-à-dire un code chiffré lui permettant d’accéder aux STVE, et s’assurer que les postes de travail qui seront utilisés pour l’ouverture des soumissions possèdent les caractéristiques minimales suivantes :
    • un accès à Internet;
    • un antivirus à jour; 
    • un espace de stockage suffisant pour le téléchargement des soumissions (capacité minimale de 1 Go de mémoire vive); 
    • les droits d’accès nécessaires dans SEAO pour que la personne désignée puisse procéder à l’ouverture des soumissions; 
    • l’utilisation du navigateur Web Firefox ou Chrome pour une utilisation optimale.
  • Il est par ailleurs TRÈS IMPORTANT pour l’organisme de mettre en place des mesures afin de conserver en lieu sûr son secret organisationnel, car il est impossible de le récupérer. En cas de perte de celui-ci en cours d’appel d’offres, l’organisme devra entrer en contact rapidement avec le SEAO pour connaître les solutions possibles en fonction de l’avancement du processus. Si l’appel d’offres est terminé, l’organisme municipal devrait vraisemblablement avoir à relancer son processus d’appel d’offres pour assurer l’intégrité du processus. 
  • Durant son inscription, l’organisme municipal sera guidé par le système SEAO qui lui présentera le fonctionnement de la STVE. De plus, un courriel lui sera transmis durant le processus d’activation afin de lui rappeler les étapes à venir et les bonnes pratiques. À la demande de l’organisme municipal et après la date de lancement officielle, le SEAO peut donner accès à un espace de formation afin de se familiariser avec la fonctionnalité permettant la réception de STVE si la possibilité de faire un essai sur un avis de démonstration ne répond pas à ses interrogations.

Quels sont la documentation et le soutien offert?

  • Le Guide sur l’utilisation des STVE est publié dans la section « Service à la clientèle » du SEAO. Il est possible d’accéder dès maintenant à cette section dans votre compte SEAO.
  • Le service à la clientèle du SEAO est accessible par téléphone au 1 866 669 7326 pour toutes les questions relatives aux STVE.

Notes

  1. Loi instaurant un nouveau régime d’aménagement dans les zones inondables des lacs et des cours d’eau, octroyant temporairement aux municipalités des pouvoirs visant à répondre à certains besoins et modifiant diverses dispositions, sanctionnée le 25 mars 2021.

Ministère des Affaires municipales et de l’Habitation
10, rue Pierre-Olivier-Chauveau
Québec (Québec) G1R 4J3
Téléphone : 418 691-2015

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