N^o 10 – 16 août 2006

Les organismes publics

Plusieurs organismes se sont ajoutés à la liste des organismes publics soumis à la loi sur l'accès à l'information. Ce sont les suivants :

• les ordres professionnels;
• les conférences régionales des élus (CRE) et les centres locaux de développement (CLD);
• tout organisme dont le conseil d'administration est formé d'au moins un élu municipal siégeant à ce titre et dont une municipalité ou une communauté métropolitaine adopte ou approuve le budget ou contribue à plus de la moitié du financement;
• tout organisme analogue à une société d'économie mixte constitué conformément à une loi d'intérêt privé;
• les établissements d'enseignement privé ainsi que les entreprises qui les gèrent mais seulement en ce qui a trait aux documents relatifs aux services éducatifs.

L'accès à l'information

Plusieurs dispositions viennent faciliter l'accès à l'information dans les organismes publics ou en préciser certaines modalités.

• La délégation à une autre personne de ses fonctions de responsable de l'accès aux documents et de la protection des renseignements personnels par la personne ayant la plus haute autorité au sein d'un organisme public doit être signifiée à la Commission d'accès à l'information (CAI).
• Des mesures d'accommodement raisonnables doivent être mises en place de façon qu'une personne handicapée puisse exercer son droit d'accès aux documents et aux renseignements personnels la concernant.
• Les services aux citoyens sont améliorés. Ainsi, le responsable doit maintenant :
  
  • lorsqu'une personne le demande ou lorsqu'une demande n'est pas suffisamment précise, apporter son aide pour trouver le document susceptible de contenir les renseignements recherchés;
  • dans les cas d'accès à plus d'un document, bien préciser quels sont les frais de transcription ou de reproduction pour chacun des documents fournis;
  • dans les cas de refus d'une demande d'accès, joindre à la décision le texte de la disposition sur laquelle le refus s'appuie ainsi qu'un avis indiquant la possibilité de faire réviser cette décision.
• Un nouveau régime de diffusion systématique de l'information est instauré. Le règlement le mettant en vigueur devrait être adopté au plus tard le 15 juin 2007.
• La plupart des restrictions relatives à l'accès aux documents contenant un renseignement qui permet de connaître ou de confirmer l'existence d'un risque immédiat pour la vie, la santé ou la sécurité d'une personne ou d'une atteinte sérieuse ou irréparable à son droit à la qualité de l'environnement sont levées.
• La communication entre les ministères et les organismes de renseignements à caractère administratif visés par une restriction impérative de la loi sera facilitée.
• Certaines catégories de renseignements touchant, entre autres, la sécurité publique, l'administration de la justice, les questions budgétaires ou le délibéré d'organismes exerçant des fonctions juridictionnelles sont désormais soumises à des règles de confidentialité.

La protection des renseignements personnels

Les changements apportés à la loi visent un meilleur encadrement de la gestion des renseignements personnels par un organisme public ainsi qu'une protection améliorée de ces renseignements.

• Dans la mise en place de mesures de sécurité en vue d'assurer la protection des renseignements personnels, un organisme doit tenir compte, notamment, de la sensibilité des renseignements personnels qui lui sont confiés, de la finalité de leur utilisation ainsi que de leur quantité et de leur répartition.
• Un organisme peut recueillir des renseignements personnels pour d'autres organismes publics avec lesquels il collabore pour la prestation d'un service ou pour la réalisation d'une mission commune.
• Des renseignements personnels peuvent être utilisés à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis si ces fins sont compatibles avec celles qui ont été déterminées au moment de la collecte des renseignements ou lorsque l'utilisation de tels renseignements est manifestement au bénéfice de la personne intéressée ou s'avère nécessaire à l'application d'une loi au Québec.
• Un renseignement personnel peut être communiqué sans le consentement de la personne intéressée dans les cas suivants :
  
  • la communication est manifestement au bénéfice de la personne intéressée ou elle est nécessaire dans le cadre de la prestation d'un service à lui rendre;
  • la communication d'un fichier de renseignements personnels aux fins de le comparer avec un fichier détenu par une personne ou un organisme est nécessaire à l'application d'une loi au Québec, que cette communication soit prévue expressément par la loi ou non.
  Dans les deux cas, une entente écrite, mentionnant entre autres les raisons pour lesquelles le renseignement est communiqué, doit être conclue entre l'organisme qui communique le renseignement et la personne ou l'organisme qui recueille le renseignement. Cette entente doit être soumise à l'avis préalable de la CAI.
• Un organisme qui communique des renseignements personnels dans le cadre de l'exercice d'un mandat ou de l'exécution d'un contrat de service ou d'entreprise doit, sauf dans certains cas, obtenir, avant la communication, un engagement de confidentialité de la part de toute personne à qui le renseignement peut être communiqué. La personne ou l'organisme qui exerce le mandat ou exécute le contrat doit, sous peine de payer une forte amende, aviser sans délai le responsable de la protection des renseignements personnels de toute violation ou de toute tentative de violation des obligations de confidentialité.
• Un organisme public qui communique des renseignements personnels à l'extérieur du Québec doit s'assurer que les renseignements communiqués bénéficieront d'une protection équivalant à celle prévue par la loi sur l'accès à l'information. Dans le cas contraire, l'organisme doit, sous peine de payer une forte amende, refuser de communiquer les renseignements.

La Commission d'accès à l'information

Les fonctions et les pouvoirs confiés à la Commission d'accès à l'information (CAI) ont été modifiés en vue principalement d'accroître son efficacité.

Au sein de la Commission

• Mise en place de deux sections distinctes : une section de surveillance et une section juridictionnelle.
• Établissement d'un nouveau pouvoir d'inspection.
• Fixation d'un délai de trois mois, à compter de la prise du délibéré, pour rendre une décision.

Pour toute personne intéressée

• Suppression de l'obligation de demander la permission d'en appeler d'une décision finale de la CAI.
• Autorisation de déposer un avis d'appel dans tout greffe de la Cour du Québec.

D'autres modifications à la loi sur l'accès à l'information peuvent influer sur la gestion de l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels dans votre organisation. Il est donc recommandé de prendre connaissance du projet de loi nº 86 et de consulter les documents fournis par le Secrétariat à la réforme des institutions démocratiques et à l'accès à l'information à l'adresse suivante : www.institutions-democratiques.gouv.qc.ca .

Ce bulletin est réalisé par le Service des affaires institutionnelles et à la clientèle
de la Direction des communications du ministère des Affaires municipales et des Régions.

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de la Direction des communications du ministère des Affaires municipales et des Régions.

Ministère des Affaires municipales et des Régions
10, rue Pierre-Olivier-Chauveau
Québec (Québec) G1R 4J3
Téléphone : 418 691-2015

Source
Secrétariat à la réforme des institutions démocratiques et à l'accès à l'information
Ministère du Conseil exécutif
Téléphone : 418 528-8024

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